In onze ervaring is dat vooral kansrijk wanneer dat ziekenhuisbreed en met een aantal grote maatregelen als basis gebeurt. Indicatief: de eerste 5 miljoen haal je met 5 grote maatregelen, de volgende 3 miljoen met nog eens 40 (kleine) maatregelen. In deze blogserie bespreken we ze alle vijf, zodat je weet waar je de belangrijkste aangrijpingspunten voor resultaatverbetering vindt en hoe die effectief te benutten.
De vraag is dan natuurlijk: wat zijn die vijf grote maatregelen? Uiteraard verschilt dat enigszins per ziekenhuis, maar in de programma’s die Vintura heeft begeleid springen er enkele uit: Overheadoptimalisatie, gezamenlijke inkoop, samenwerking in diagnostiek, capaciteitsmanagement en selectieve groei.
Overheadoptimalisatie een goede eerste stap
Optimalisatie van overhead is een goede om mee te starten. Ten eerste omdat het veel goodwill kweekt in het ziekenhuis, wanneer ‘het management’ eerst kritisch naar zichzelf kijkt. Ten tweede omdat overhead de neiging heeft geleidelijk uit te breiden over de jaren en eens in de 3-5 jaar opnieuw gekeken moet worden of alles nog wel waardevol en nodig is. Met overhead bedoelen we overigens: alle taken en uitgaven die ondersteunend zijn aan de zorg, maar zelf geen zorg leveren; concreet vooral (a) centrale stafafdelingen, (b) decentrale indirecte taken in de zorg, zoals kwaliteitsmanagement of roosteren, en (c) management/leidinggevenden. Hoe kan een ziekenhuis hierin dan effectief besparen? We zien drie succesfactoren.
Waardegericht – met gebruikers
Succesfactor nummer 1 in onze ervaring is om de overhead ‘waardegericht’ te evalueren en (opnieuw) in te richten. Overheadtaken zijn immers nooit een doel op zichzelf, maar moeten de rest van de organisatie beter laten functioneren. Een goed startpunt is daarom om samen met de gebruikers (vooral mensen uit ‘de zorg’) de verschillende taken/diensten van de overhead te evalueren op toegevoegde waarde, om vervolgens vooral kritisch te kijken naar onderdelen met lage of zelfs averechtse waarde. Grote kans dat er onderdelen naar voren komen die ooit hun waarde hebben gehad, maar nu geminimaliseerd of zelfs volledig geschrapt kunnen worden. Het mooie is dat deze aanpak ook tot waardevolle interacties leidt, met als gevolg dat de zorg de ondersteuning die er is beter weet te vinden, gebruiken en waarderen.
Deskundig – met management zelf
Optimaliseren van de overhead kan in onze optiek alleen effectief wanneer de managers van de betreffende afdelingen hierin zelf een belangrijke rol hebben. Zij kennen hun diensten door en door en zullen er straks ook in heringerichte vorm leiding aan moeten geven. In de overheadprojecten die wij doen, leiden de betreffende managers de deelprojecten van hun afdeling zelf en komen ze ook zelf met verbetervoorstellen. Uiteraard werkt dat alleen effectief wanneer ze zowel geïnspireerd als uitgedaagd worden. Daar kan een externe consultant een goede rol in spelen, maar ook werksessies met collega’s zijn hiervoor heel waardevol.
Verstandig gebruik van benchmarks
Gebruik van benchmarkgegevens is een veelgebruikt middel bij overhead-analyses. Helaas hebben veel ziekenhuizen hier negatieve ervaring mee opgedaan. In veel gevallen stranden benchmarkexercities in disputen over de betrouwbaarheid van de data en verdediging van de status quo, waarom het echt gerechtvaardigd is dat het ziekenhuis op het betreffende onderdeel meer uitgeeft dan andere ziekenhuizen. Toch hebben we positieve ervaring met het benutten van benchmarks, maar dan wel op een goede wijze. Ten eerste dienen benchmarks ingezet te worden als inspiratiebron (waar kunnen we ons op concentreren?) en niet als ultieme beoordeling van de doelmatigheid. Daarvoor schieten de gegevens ook vaak tekort. Ten tweede worden benchmarks veel waardevoller wanneer ook de onderliggende werkwijze van andere ziekenhuizen vergeleken kan worden. Dan krijgt de afdeling namelijk ook inzicht hoe een meer doelmatige situatie of werkwijze behaald kan worden.
Hoe nu verder
Met een werkwijze die voldoet aan bovenstaande richtlijnen hebben we al meer dan tien ziekenhuizen effectief hun overhead laten optimaliseren. We zetten daarvoor bewezen initiatieven uit de sector in en zorgen ervoor dat ideeën echt concreet gemaakt en verzilverd worden. Met de eerste miljoenen aan resultaatverbetering als resultaat. Daarnaast zijn er nog zeker vier grote brokken over. Want ook in de zorg zelf is het mogelijk meer te doen met beschikbare middelen: zie hiervoor de volgende vier blogs in deze serie:
- Deel 2 Gezamenlijke inkoop
- Deel 3 Samenwerking in diagnostiek
- Deel 4 Capaciteitsmanagement
- Deel 5 Selectieve groei
