Vintura heeft de afgelopen jaren tientallen afdelingen en organisaties ondersteund bij het inrichten van capaciteitsmanagement én de voordelen hiervan ook daadwerkelijk te realiseren.
Capaciteitsmanagement (zie figuur 1) leert een organisatie effectief te roosteren en plannen om zo drie doelen te kunnen bereiken:
- Optimale inzet van middelen. Bijvoorbeeld: hoe zorg ik voor een efficiënte en evenwichtige indeling van OK-capaciteit? Hoe zorg ik ervoor dat personeel niet overbelast raakt?
- Doorstroming: optimale inrichting van zorgpaden. Bijvoorbeeld: hoe stemmen we planningen onderling af zodat we minimale toegangstijden kunnen borgen?
- Stuurbaarheid: borgen dat omzetafspraken worden gerealiseerd (productieplanning). Bijvoorbeeld: hoe maken we de vertaling van omzet naar het juiste aantal dagdelen poli?
Een verbetering van capaciteitsmanagement leidt tot rust en regelmaat in de organisatie. Capaciteit wordt tijdig en via heldere afspraken verdeeld. Knelpunten worden tijdig opgelost. Personeel wordt beschermd tegen een té hoge werkdruk. . Vaak komt capaciteitsmanagement ook aan bod als onderdeel van het toekomstbestending maken van een ziekenhuis of het inrichten van regionale zorgnetwerken. De verbeterprojecten van Vintura voeren we zowel uit op het niveau van de totale organisatie als op divisie- of afdelingsniveau.
De transitie naar een capaciteit-georiënteerde organisatie is een grote verandering. De menselijke factor is hierbij van groot belang. We evalueren de situatie en stellen plannen op samen met leidinggevenden, de werkvloer én medisch specialisten. Training en coaching kan onderdeel zijn van het project om de benodigde verandering te realiseren. Voor alle perspectieven geldt dat een brede, integrale benadering van belang is om tot optimale processen en capaciteitsgebruik te komen.
Hoe helpen we bij het verbeteren van capaciteitsmanagement?
1. Organisatie inrichting
Een capaciteit-georiënteerde organisatie benodigd een specifieke inrichting. De drie planningslagen (zie figuur 1) moeten expliciet worden ingericht met de daarbij horende processen, regels en verantwoordelijkheden. Wij helpen aan de hand van concrete voorbeelden uit andere ziekenhuizen welke inrichtingskeuzes er zijn en wat het meest passend is voor uw organisatie. Hierna weet u precies welke aanpassingen nodig zijn om de organisatiedoelen te bereiken.
2. Realiseren van integraal capaciteitsmanagement
Het daadwerkelijk realiseren van de doelen van capaciteitsmanagement kan een uitdaging zijn. Wij zorgen voor de benodigde verandering door het realiseren van een (vernieuwde) planorganisatie. Opstarten van nieuwe planningsprocessen, verbeteren van rapportages en inrichten van planmodellen. We zijn actief onderdeel van de planorganisatie zelf en gaan pas weg als de nieuwe manier van werken is gerealiseerd.
3. Optimaliseren roosteren en plannen voor vakgroepen
Plannen en roosteren binnen een vakgroep kent zijn eigen dynamiek. Op welke manier komen we tot een optimaal rooster voor betrokken medisch specialisten? Welke mix van plancodes is het meest optimaal om te komen tot een stabiele productie? Hoe borgen we dat de juiste ondersteuning aanwezig is op de poli of functieafdeling? We helpen het hoofd van de afdeling samen met de vakgroep en roosteraar(s) om de processen, modellen en rapportages te verbeteren.
Meer weten over capaciteitsmanagement?
Vintura heeft ruime ervaring in het realiseren van verbeteringen in het ziekenhuis, waarbij we telkens aandacht hebben voor de strategische context. We zijn expert in capaciteitsmanagement met een bewezen track record van succesvolle projecten over een periode van meer dan 5 jaar.
De start van iedere opdracht is altijd een open gesprek om goed te begrijpen welke doelen u voor ogen heeft. Gaat het om het verbeteren van doorstroming in het zorgpad of het efficiënter omgaan met (gedeelde) capaciteit? Of moet eerst de organisatie beter worden neergezet? Neem rechtstreeks contact op met Lidewey Verbaas.
