Integrale capaciteitsplanning of ketenplanning betekent het optimaliseren van capaciteit in breed perspectief, gericht op de hele keten. Een voorbeeld is dat er bij OK planning rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van de juiste capaciteit in het beddenhuis. Dat resulteert in minder ad-hoc acties in de kliniek en draagt bij aan een goede en veilige zorg voor de patiënt.
Optimaal voor de OK is niet altijd optimaal voor de patiënt
Ongeveer 60% van alle opnames in een ziekenhuis komen voort uit een operatieve ingreep. Een belangrijk maar ook vaak problematisch onderdeel van de klinische operatieve keten, is de aansluiting van de operatiekamer (OK) op de verpleegafdeling waar de patiënt na de ingreep enkele dagen wordt verpleegd. Beide afdelingen hebben totaal verschillende planningsdynamiek. Een belangrijk besef om het probleem te begrijpen, is dat de operatieduur en de verpleegduur weinig met elkaar te maken hebben. Het is dus niet zo dat een OK uitstroom zorgt voor een evenredige zorgvraag op de verpleegafdeling. Juist dit zorgt voor complexiteit in de aansluiting van beide planningen. Bij een op zichzelf prima OK planning kan zo een overvol beddenhuis ontstaan.
Een OK planning waarbij niet is gekeken naar de impact in de keten, resulteert in veel ad hoc werk. Bijvoorbeeld: piekbelastingen door ontslag- en opnamegolven, patiënten blijven liggen in het weekend, er worden patiënten opgevangen op buitengewesten of OK’s worden afgelast vanwege een tekort aan bedden. Kortom: de patiëntveiligheid en werkdruk hebben te lijden van unit optimalisatie op de OK.
“Meer moeten doen met minder” is een reden dat de hiervoor genoemde gevolgen aan het licht komen. Traditioneel was er altijd een overcapaciteit op het beddenhuis, waardoor de pieken goed opgevangen konden worden. Tegenwoordig is die buffer er vaak niet meer, wat betekent dat pieken (fouten) in de planning niet meer zo gemakkelijk worden vergeven. Bovendien zitten OK schema’s steeds slimmer in elkaar waardoor de productie ook nog hoger ligt. Kortom, een goed afgestemde planning over de hele keten heen biedt voordelen aan het ziekenhuis en haar medewerkers (sturing, efficiency, kwaliteit en werkplezier) en de patiënt (goede en veilige zorg).
Ziekenhuizen: ga aan de slag met ketenplanning!
Wat moet er veranderen om meer ‘rust en ritme’ te krijgen in de keten, zonder gelijk aan een capaciteitsuitbreiding op het beddenhuis te denken?
Het antwoord is ketenplanning, een vorm van integrale capaciteitsplanning. We zien gelukkig steeds meer ziekenhuizen deze stap maken. Niet alleen op het zojuist besproken onderdeel van de OK in relatie tot de verpleegafdeling, maar ook eerder (bijv. poli) en later (transfer) in de keten. Ik geef u daarom een aantal lessen uit de praktijk voor een vliegende start binnen uw eigen organisatie:
1. Gedeeld beeld van het probleem: begin door met de verschillende spelers in de keten (bijv. managers OK en Kliniek) samen te kijken naar de planningsproblematiek. Dit zorgt voor wederzijds begrip voor planning en knelpunten.
2. Gedeelde verantwoordelijkheid: leg verantwoordelijkheid voor de planning niet alleen bij de leidende schakel in de keten (OK), maar ook bij de ontvangende partij (in dit geval het beddenhuis) om duidelijke kaders en dagelijkse feedback te geven.
3. Bepaal KPI’s voor de keten: stuur op KPI’s die samen veel zeggen over de keten, bijvoorbeeld aantal uitgestelde OK’s door beddentekort of aantal patiënten die (onwenselijk) op buitengewesten liggen, maar ook werkdruk (verpleegkundige tot patiënt ratio/ ontslagen per dag) en werknemerstevredenheid over de planning.
4. Verhoog voorspelbaarheid: maak OK schema’s die bijdragen aan een voorspelbare en gelijkmatige uitstroom naar de kliniek. Verdeel de sessies goed.
5. Terugkerend overleg: bespreek regelmatig de pieken en dalen die zijn opgetreden en probeer oorzaken te achterhalen. Pas de planning en/of schema’s aan waar nodig.
6. Verzacht de impact van pieken: denk voor oplossingen ook aan het vergroten van de flexibiliteit en vergroten van relatieve capaciteit in het beddenhuis (bijv. clustering), waardoor u pieken beter kunt opvangen.
Mogelijk herkent u de symptomen van een gebrek aan een goed afgestemde planning in uw OK-kliniek keten, zoals burn-out en veel ad hoc werk. Gun uw patiënten en uw verpleegafdelingen dan rust en ritme. Geen capaciteitsuitbreiding, maar beter afstemmen van de capaciteit. Ik wens u een goede start.
