Integraal capaciteitsmanagement start met strategische keuze
Wat is nu precies Integraal capaciteitsmanagement (ICM)? Binnen ziekenhuizen vallen hier alle activiteiten onder die leiden tot een betere inzet van personeel en middelen. Het levert voordelen op in termen van efficiëntie, kwaliteit en stuurbaarheid. In mijn vorige blog eerder dit jaar heb ik de strategische keuzes toegelicht die impact hebben op de manier waarop capaciteitsmanagement plaats vindt. Capaciteit moet namelijk zodanig worden beheerd dat het de strategische doelen van het ziekenhuis ondersteunt. Een veelvoorkomende valkuil bij het starten met ICM is om dit aan te vliegen als een operationele uitdaging die met enkel de juiste tools kan worden opgelost.
Grote verschillen in toepassen van ICM tussen ziekenhuizen
Vintura organiseert rondetafel bijeenkomsten met een grote groep professionals over ICM. Het blijkt dat er grote verschillen zijn tussen ziekenhuizen ten aanzien van de mate waarin capaciteit integraal wordt beheerd. Er zijn ziekenhuizen die door op een integrale manier te plannen veel betere bezettingspercentages bereiken, toegangstijden sterk hebben gereduceerd en daarbij de rust in de organisatie hebben behouden. Andere ziekenhuizen hebben wel de ambitie, maar lopen ver achter als het gaat om daadwerkelijke implementatie. Wat is de reden van deze verschillen? Als je bedenkt welke voordelen het integraal beheren van capaciteit kan hebben, zou je verwachten dat dit al breder gemeengoed zou zijn.
Discussies die we voeren met ziekenhuizen rondom dit thema (waaronder tijdens onze rondetafel bijeenkomst) hielpen om inzicht te krijgen in de redenen voor de verschillen in de mate waarin ICM is doorgevoerd. Veel ziekenhuizen die voorop lopen in het integraal beheren van capaciteit zijn hier vaak mee gestart vanuit een korte termijn urgentie meer te moeten doen met dezelfde, of zelfs minder middelen. Ze waren bijvoorbeeld verhuisd naar een nieuwbouwlocatie waarvoor benodigde capaciteit te krap was berekend. Of ze hadden een tekort aan gespecialiseerd personeel, waardoor de capaciteit van het personeel moest worden geoptimaliseerd. Ook de doorvoering van een nieuw EPD kan een reden zijn om planningsprocessen te optimaliseren.
Succesfactoren bij implementatie
Belangrijke reden dat niet alle ziekenhuizen reeds zijn omgeschakeld naar meer integraal beheer van capaciteit is dat het een flinke organisatorische verandering vereist. En veranderingen doorvoeren in grote organisaties is niet eenvoudig. Uit de recent verschenen logistieke barometer zorg (van EY) 2015 blijkt ook dat ziekenhuizen het een uitdaging vinden zich aan te passen aan veranderingen in de markt.
Voor ziekenhuizen die ambitie hebben op het gebied van ICM is het daarom essentieel goed na te denken over de manier waarop ICM wordt geïmplementeerd. Hierbij is het niet zo dat voor elke organisatie dezelfde implementatie opzet zal werken. Elke organisatie heeft zijn eigen achtergrond, structuur en cultuur. Onze deelnemers definieerden een aantal elementen die bij elk succesvol implementatie project een belangrijke rol spelen:
- Brede betrokkenheid vanuit de organisatie, zowel medisch als management.
- Duidelijke, ambitieuze en gedragen doelen, die passen bij de strategie van het ziekenhuis.
- Onderlinge begripsvorming: zorg dat iedereen dezelfde taal spreekt (training).
- Een kaderdocument waarin gezamenlijke uitgangspunten voor ICM worden vastgelegd (besluiten, regels, processen, organisatie etc).
- Een snelle start, bijvoorbeeld met een pilot.
Alle factoren komen samen in een implementatieplan met vaak een tijdshorizon van meerdere jaren. Een gefaseerde invoering ligt voor de hand, waarbij ook goed nagedacht moet worden over de volgorde van activiteiten. Ook dat kan aanzienlijk verschillen tussen ziekenhuizen, afhankelijk van voorgeschiedenis of eenvoudigweg de mate van urgentie.
Tijd om door te pakken
ICM is zoals beschreven een krachtig middel dat sterk in opkomst is binnen ziekenhuizen. Niet vreemd, gezien de resultaten: meer rust en ritme in de organisatie en (aanzienlijk) betere prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief. Het loont om bij de start bewust over het implementatieplan na te denken en de verschillende opties af te wegen. Hierbij zijn de lessen van andere ziekenhuizen die ICM hebben doorgevoerd heel behulpzaam. Een goed begin is het halve werk!
Every journey begins with a first step… so go!
But beware, …if you don’t know where you’re going,
every road will take you there.
Meer informatie over Vintura en ICM
Vintura organiseert over diverse onderwerpen rondetafel bijeenkomsten gedurende het jaar. De ICM rondetafel brengt ongeveer 20 planprofessionals bij elkaar in leerzame sessies. Voor meer informatie stuurt u een e-mail naar Noël van Oijen.
