1. Definieer een duidelijke focus
Baken heel duidelijk af wat wel en niet geïntegreerd gaat worden. Ten eerste: welke ziektebeeld betreft het? Hoe gaat u om met comorbiditeiten? Ten tweede: welk gedeelte van het zorgpad neemt u mee? Begint u bijvoorbeeld met diagnose, behandeling en follow-up? Of neemt u preventie meteen mee? Ten derde: heeft u als doel om alleen processen te verbeteren? Of ook om de financieringsvorm aan te passen, of zelfs (delen van) organisaties te integreren?
2. Besef dat samenwerking de grootste uitdaging is
Integratie van het zorgproces is niet alleen een inhoudelijk vraagstuk. Het is vooral een vraagstuk over samenwerking tussen mensen en partijen. Iedereen heeft zijn eigen belangen en behoeften. Onderlinge relaties zijn niet altijd open of gebaseerd op vertrouwen. Om een succesvolle integratie te realiseren, moet de primaire focus liggen op het bouwen van onderlinge samenwerking en constructieve relaties.
3. Betrek de juiste mensen in het projectteam
De gezette kaders bepalen welke belanghebbenden in het team betrokken moeten worden. Denk hierbij niet te smal: het is essentieel om een goede vertegenwoordiging samen te brengen. Denk aan patiënten en zorgverleners in het primaire zorgproces (artsen, verpleegkundigen, thuiszorg). Zij zitten dichtbij de patiënt en vormen de kern van het team.
4. Maak besluitvorming expliciet
Bepaal in een vroeg stadium wie, wanneer, op welke manier besluiten neemt. Selecteer, voor snelle en gedragen besluitvorming, een kleine groep die de belangen goed vertegenwoordigt.
5. Maak goede afspraken met bestuurders en zorgverzekeraars
Maak duidelijke afspraken met bestuurders en de zorgverzekeraar: Hoe wordt de verandering gefinancierd? Hoe wordt de verbeterde zorgkwaliteit beloond? Hoe worden gerealiseerde besparingen verdeeld? En hoe wordt de toekomstige werkwijze bekostigd?
6. Beweeg mensen vanuit een gezamenlijk doel
Definieer een duidelijk gezamenlijk doel. Het integreren van zorg kent vele voordelen, maar de weg er naartoe is niet eenvoudig. Zonder doel en overtuiging komt niemand in beweging. Zorg daarom ook voor een duidelijke “case for change”: waarom is de verandering belangrijk en noodzakelijk? Wat zijn de gevolgen als we niets doen?
7. Creëer een win-win situatie
Bij zorgintegratie zullen sommige zorgactiviteiten verdwijnen of verschuiven naar een andere zorgverlener. Wees bewust dat hierbij “winnaars’ en “verliezers” kunnen ontstaan. Onderzoek daarom samen wat de gezamenlijke belangen zijn. En kijk hoe ook de “verliezers” voordeel uit de integratie kunnen halen. Als iedereen iets te winnen heeft, kunt u samen succesvol veranderen.
8. Ga weerstanden niet uit de weg
Veel mensen gaan weerstanden en conflicten het liefst uit de weg. Dit veroorzaakt een destructieve negatieve onderstroom. Maak weerstanden daarom zo snel mogelijk kenbaar. Stimuleer anderen om deze stap naar transparantie ook te zetten. Dit klinkt eenvoudig, maar vereist veel leiderschap en moed.
9. Benader het als een verandertraject
Veranderen kost tijd, moeite en geld. Stel een team samen dat substantieel tijd beschikbaar heeft, naast eventuele dagelijkse (zorg)werkzaamheden. Zorg dat alle benodigde capaciteiten aanwezig zijn (bijvoorbeeld medisch inhoudelijk en bedrijfsmatig), en definieer een heldere rolverdeling. Draag daarnaast samen de lasten: elke betrokken partij levert een deel van de tijdsinspanningen en/of financiële lasten. Dit verhoogt tevens het eigenaarschap.
10. Neem de tijd voor analyse en ontwerp
Neem tijd voor de verkenning van het huidige zorgproces (analysefase), en het ontwerp van de toekomstige situatie. Deze stappen kosten tijd, maar zijn nodig om de juist richting te bepalen en draagvlak te creëren. Dit resulteert in latere tijdswinst en vergroot de kans op succes.
11. Stel een onafhankelijke regisseur aan
Zorg voor een onafhankelijke regisseur (persoon of partij) die de verschillende betrokkenen vertrouwen. Hij bewaakt alle bovenstaande tips, om de integratie tot een succes te maken.
Een bewerking van deze tips is verschenen in Skipr magazine nov/dec 2016.
