Structurele optimalisatie op korte termijn
Een ziekenhuis heeft een aantal planningsprincipes bepaald die hun strategische ambitie ondersteunen. Tegelijkertijd is er een implementatie gaande van het Electronisch Patiënten Dosier (EPD), waarbij er operationele vraagstukken als “Hoe gaan we straks de nieuwe poli-rasters inrichten?” beantwoord moeten worden. Beide ontwikkelingen samen zorgen voor een mooie kans: om de toekomstige poliplanning structureel beter in te gaan richten in het nieuwe EPD- systeem.
Op korte termijn moet er veel gebeuren: het ziekenhuis moet globale planningsprincipes doorvertalen naar poli-beleid en dat vervolgens weer naar geoptimaliseerde jaarroosters en weekrasters.
Het ziekenhuis vraagt Vintura daarom dit proces te begeleiden. Veranderkundig een grote uitdaging; niet alle belangen zijn hetzelfde (vrijheid versus efficiency) en er liggen veel historische, niet expliciete afspraken die geëvalueerd en aangepast moeten worden.
Het kernteam doet het voorwerk: van planningsprincipes tot weekrasters
Samen met een kernteam van Unithoofden starten we een aantal trajecten:
- De vertaalslag van de planningsprincipes naar concrete regels en uitgangspunten voor poliplanning.
- De afstemming met de vakgroepen, het duidelijk maken van benodigde verandering en de gevolgen daarvan.
- Het ontwerpen van een proces waarmee we de planning steeds gaan evalueren en optimaliseren (de plancyclus).
- Het maken van de eerste rasters en het leren van de zaken die we tegenkomen.
- Het maken van een draaiboek voor het optimaliseren van alle poli’s.
Een frisse nieuwe start waar de patiënt zeker bij gebaat is
In constructieve en soms lastige discussie nemen we gezamenlijk veel besluiten die ‘rust en regelmaat’ gaan brengen. Dat is efficiënt en prettig. En hiermee zorgen we ervoor dat de betrokkenen in de toekomst minder ‘branden moeten blussen’.
Geoptimaliseerde rasters zorgen voor korte doorlooptijden. Daarnaast kan er kan langer vooruit worden gepland en dus meer duidelijkheid aan de patiënt worden gegeven. De planning is zo ingericht dat op termijn patiënten zelf kunnen gaan plannen. Een nieuwe start in een nieuw systeem waardoor het ziekenhuis de patiënt nog beter kan bedienen.
