‘Internationaler dan dit wordt het niet’, aldus Bas. Met het Vintura-team begeleidde hij een groot internationaal farmacieconcern voor en tijdens een ingrijpende organisatieverandering. ‘Een gigantische kluif, maar léuk!’
In de ‘oude’ situatie was het wereldwijde farmaciebedrijf niet meer opgewassen tegen de enorme hoeveelheid regulatory affairs die onder meer voortkwam uit de steeds veranderende regelgeving. Het ontbrak het concern aan wendbaarheid en efficiëntie. Vintura werd gevraagd de toekomstige situatie te ontwerpen en de transitie naar de centrale Regulatory Management Centres (RMC’s) te begeleiden in de regio’s Azië/Pacific, Latijns Amerika en EMEA. Extra uitdaging was dat de drie regio’s (en vaak ook de landen binnen de regio’s) specifieke uitdagingen kennen als het gaat om regelgeving, beschikbare middelen en natuurlijk culturen. Ook bleek de veranderingsbereidheid niet overal even groot.
Begrip en draagkracht
‘Met een wereldwijd projectteam verzamelden we in een creatieve kick-off workshop uiteenlopende ideeën voor verbetering’, vertelt Bas, ‘waarna we samen met het team de meest impactvolle interventies hebben geselecteerd en vertaald naar een ontwerp voor de toekomstige organisatie.’ Per regio organiseerde Vintura vervolgens workshops met de lokale teams. ‘Daar bespraken we de processen, taken en rollen die nodig waren om de transitie daadwerkelijk te kunnen inzetten. Die aanpak leverde veel input op en – zeker zo belangrijk – veel begrip en draagkracht voor de aanstaande organisatieveranderingen.’
Betekenisvolle impact
Uiteindelijk werd gekozen voor een meer centrale organisatie met regionale RMC’s, waarbij ‘lokale’ mensen in de eigen regio operationele taken uitvoeren voor een cluster van landen. ‘De proces-synergie en -optimalisatie zorgt voor grotere efficiency, betere kwaliteit, betere naleving van regels en meer planningscapaciteit om de werklast te voorspellen en te verdelen’ aldus Bas. ‘Werknemers kijken over grenzen heen, verbreden hun kennis en ervaren meer structuur. Kortom: er is zeker sprake van betekenisvolle impact.’
Verbinden en verbeteren
Met een wereldwijd traject als dit, kan het volgens Bas door de afstand en de vele cultuurverschillen lastig zijn een solide projectteam te vormen en echte verbinding aan te gaan met de stakeholders. ‘Je reist dan ook regelmatig en zit op vreemde tijden achter de telefoon. Je moet je uitgebreid verdiepen en verplaatsen in uiteenlopende culturen. Maar het kán. En het leidt tot hele mooie resultaten.’
